Was muss ich bei der Beauftragung eines Telefonsekretariats beachten? – Backoffice Dortmund Schreibservice und Telefonsekretariat

Bevor Sie einen Telefonservice / ein Telefonsekretariat beauftragen, sollten Sie für sich bereits einige grundlegende Details festlegen, die Sie von der Dienstleistung erwarten. Das erleichtert sowohl Ihnen als auch unserem Telefonsekretariat die Art und den Umfang unserer Zusammenarbeit einzuschätzen. Um Sie bei der Vorbereitung zu unterstützen, haben wir einige praktische Fragen zusammengestellt:

Inbound Nehmen wir an, sie möchten einen Inbound Telefonservice beauftragen	Outbound Nehmen wir an, sie möchten einen Outbound Telefonservice / Callcenter beauftragen
· Welche Anrufe (alle oder nur bestimmte Nummern) sollen entgegengenommen werden?	· Wie viel Anrufe sollen täglich gemacht werden?
· Wie viele Anrufe kommen in der Woche im Schnitt rein?	· Wer soll angerufen werden?
Welche typischen Anliegen haben meine Anrufer?	· Was ist das Ziel der Anrufe? o Terminvereinbarungen o Verkauf o Zufriedenheitsanalysen o etc.
In welchem Umfang soll auf die Anrufe reagiert werden? o Weiterleitung an einen internen Mitarbeitenden o Fragen selbst beantworten o Daten in Ihr Unternehmenssystem eintragen o Bestellungen aufnehmen o Termine im Kalender eintragen o Termine verschieben / absagen o etc.
Zu welchen Zeiten rufen Kunden an?

Der Erfolg einer Zusammenarbeit mit einem Telefonservice / Telefonsekretariat hängt auch von Ihrem Einsatz ab:

Eine hohe Relevanz besteht darin, dass Sie Backoffice Dortmund ausführlich mit allen Informationen versorgen, die für eine erfolgreiche Kundenkommunikation notwendig sind. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass es an nichts fehlt, um die von Ihnen festgelegten Ziele zu erreichen. Backoffice Dortmund berät Sie gerne und lässt Sie wissen, was genau von Ihnen benötigt wird, um die gewünschte Dienstleistung bestmöglich zu erfüllen.

Ein Telefonservice für medizinische Einrichtungen (Arztpraxis / Klinik) benötigt für Terminvereinbarungen beispielsweise Angaben über die Dauer der jeweiligen technischen Untersuchungen (EKG, Echokardiographie, Ergometer, Röntgen, MRT, etc.) und ob eventuell Vorbereitungszeiten / Prämedikationen erforderlich sind.