Features von Backoffice Dortmund Telefonservice/Telefonsekretariat – Backoffice Dortmund Schreibservice und Telefonsekretariat

Individuelle Anrufannahme	Anrufannahme nach Ihren Vorgaben: Sie entscheiden, wie wir mit Anrufern verfahren sollen, je nach Anrufer, Anrufgrund oder Terminen in Ihrem Kalender - wir arbeiten genau nach Ihren Vorgaben. Von der Begrüßung Ihrer Anrufer/Innen bis zur gezielten Abfrage von Informationen
VIP	Es gibt Anrufer, die wir jederzeit mit höchster Priorität behandeln und zum Beispiel jederzeit an Sie durchstellen sollen? Kein Problem, teilen Sie einfach Ihre VIP-Liste mit uns!
Terminvereinbarung	Wir sorgen dafür, dass sich Ihr Kalender mit wesentlichen Terminen füllt. Geben Sie uns einfach Zeitfenster in Ihrem Unternehmenskalender frei und wir kümmern uns um den Rest!
Anrufnotiz sofort	Nach jedem im Namen Ihres Unternehmens geführten Telefonat erstellen wir sofort eine aussagekräftige Anrufnotiz, die wir Ihnen in Echtzeit per E-Mail oder optional per SMS zustellen, sodass Sie jederzeit auf dem Laufenden bleiben.
Filtern von Anrufen	Wir qualifizieren Anrufe gern nach Ihren Kriterien vor, stellen VIPs direkt durch, vereinbaren mit potenziellen Neukunden sofort einen verbindlichen Termin und verweisen Vertreter auf den Schriftweg.

Terminvereinbarungen mit Kund/Innen oder Geschäftspartner/Innen können manchmal sehr zeitaufwendig sein. Mehre Mails werden gewechselt, bis ein passender Termin für beide Seiten vereinbart werden kann.

Einige Kund-/Innen rufen lieber "einfach mal kurz" an, um die Terminkalender abzugleichen. Doch ein solcher Anruf kann einen aus dem Flow reißen – wenn man nicht ohnehin gerade in einem anderen Termin steckt.

Die Lösung ist der Terminvereinbarungsservice von Backoffice Dortmund. Halten Sie Ihr Sekretariat einfach auf dem Laufenden über Ihre geplanten Termine – und schon können unsere Assistent-/Innen in Ihrem Auftrag Termine vereinbaren. Über alle Terminbuchungen werden Sie umgehend via Anrufnotiz informiert. So sind Sie jederzeit auf dem aktuellen Stand.

Terminvereinbarungen können durch Backoffice Dortmund Telefonservice / Telefonsekretariat sind 100% stressfrei für unsere Kunden sein.

Noch einfacher geht es mit der Kalendersynchronisation. Hier greift das Backoffice Dortmund Team auf eine spezielle Ansicht Ihres Kalenders zu, den Sie uns freigegeben haben – und kann Termine direkt in Ihren Kalender eintragen. Es war noch nie leichter und ressourcenschaffender einen Termin zu vereinbaren.

Anrufnotiz sofort

Mit einem kurzen Blick in die Anrufnotiz können Sie schnell erfassen, was Anrufer-/Innen Ihnen mitteilen oder bei Ihnen erfragen wollte und ob akuter Handlungsbedarf besteht. Dabei haben Sie die freie Wahl, wie Sie die Nachricht erhalten.

Filtern von Anrufen

Einer der großen Vorteile des Telefonsekretariats von Backoffice Dortmund ist die Möglichkeit, Anrufe durch unsere Sekretär-/Innen filtern zu lassen. Die beiden gängigsten Filter sind die VIP-Liste sowie die Identifikation von Vertreteranrufen. Letztere werden bei vielen unserer Kunden direkt auf den Postweg /E-Mail-Weg verwiesen.

Man kann alles mögliche bei einem Anruf filtern, was mit ein oder zwei kurzen Fragen durch unsere Mitarbeiter-/Innen in Erfahrung gebracht werden kann. So können Sie zum Beispiel bei Neukund-/Innen einen anderen Gesprächsablauf definieren als bei Bestandskund-/Innen – um bei Interessent-/innen beispielsweise noch bestimmte Informationen abzufragen, die Ihnen bei einer bereits bestehenden Geschäftsbeziehung bereits vorliegen. Oder vielleicht möchten Sie, dass unsere Sekretär-/innen mit Ihren bestehenden Kund-/Innen direkt einen Termin vereinbaren. Auch das ist problemlos möglich.